IndoINT.com_ Surat memiliki unsur-unsur tersendiri yang berbeda dengan jenis teks lainnya. Sebagaimana yang tampak pada contoh sebelumnya bahwa dalam surat terdapat tempat dan tanggal penulisan surat, alamat surat, salam pembuka, dan nama pengirim. Di samping itu, tentu saja isinya yang meliputi alinea pembuka, alinea pokok, dan alinea penutup.
Unsur-unsur itu cukup bervariasi bergantung pada jenisnya. Misalnya, surat dinas jauh lebih lengkap daripada surat pribadi. Ada unsur-unsur di dalam surat dinas yang tidak ada di dalam surat pribadi. Berikut perbandingan unsur-unsur dalam surat pribadi dengan surat dinas.
www.IndoINT.com
Unsur Surat Pribadi
- Tempat dan tanggal pengiriman surat.
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Tanda tangan
- Nama lengkap
Unsur Surat Resmi
- Kepala surat
- Tempat, tanggal surat
- Nomor
- Lampiran
- Hal
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Isi surat
- Tanda tangan
- Nama lengkap
- Lampiran
Berikut penjelasan dari beberapa unsur-unsur tersebut.
1. Kepala Surat
Kepala surat selalu terletak di bagian atas isi surat. Kepala surat biasanya memuat sebagai berikut.
1) nama instansi,
2) lambang atau logo instansi
3) alamat,
4) nomor telepon,
5) nomor faksimile atau e-mail.
2. Nomor Surat
Nomor surat berisikan urutan nomor surat yang bersangkutan. Selain itu, dalam nomor surat tercantum pula kode surat, angka, serta tahun surat itu dibuat.
Contoh:
Nomor: 02/KSH-1/V/2016
Keterangan:
02: nomor urut
KSH-1: kode surat
V: angka bulan
2016: angka tahun
3. Tanggal Surat
Tanggal surat menunjukkan waktu pembuatan surat itu. Dalam tanggal surat tercantum tanggal, bulan, dan tahun. Selain itu, pada surat yang tidak berkepala, tercantum pula nama tempat. Namun, apabila sudah tercantum dalam kepala surat, nama tempat tidak perlu dituliskan lagi.
Contoh:
1) Jakarta, 26 April 2016
2) 17 Agustus 2016
4. Lampiran
Lampiran berfungsi sebagai penerang bahwa dalam surat itu terdapat bahan-bahan tertulis yang disertakan.
Contoh:
1) Lampiran: satu berkas
5) Perihal Surat
Perihal menyatakan masalah inti yang dikemukakan dalam suatu surat. Dalam karang-mengarang, perihal surat dapat disamakan dengan tema ataupun judul.
Contoh:
Hal: Undangan Rapat
Hal: Lamaran Pekerjaan
6) Alamat Surat
Alamat surat berisikan nama lengkap dan identitas atau alamat dari terkirim. Alamat berfungsi sebagai penunjuk dalam menyampaikan surat kepada orang yang berhak menerimanya. Oleh karena itu, penulisan alamat surat haruslah lengkap dan jelas.
Contoh:
Yth. Bapak Aang Hermawa, S.Pd.
Jalan Rajapolah No. 26
Tasikmalaya
Yth. PT Alam Bahari
Jalan Soekarno Hatta No. 111
Surabaya
7) Salam Pembuka
Salam pembuka umumnya berupa kata-kata atau kalimat sapaan. Kalimat tersebut berfungsi sebagai penghormatan terhadap pihak terkirim/pihak yang dikirimi.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam Pramuka
Assalamualaikum w.w.
8) Isi Surat
Secara garis besar, isi surat terdiri atas tiga bagian, yakni alinea pembuka, alinea pokok, dan alinea penutup.
1) Alinea Pembuka
Alinea pembuka biasanya tidak lebih dari satu kalimat. Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar maksud atau isi pokok surat. Karena fungsinya sebagai pengantar, tentu saja, rumusan alinea pembuka harus disesuaikan dengan isi surat tersebut.
Contoh:
a) Dengan surat ini, kami beri tahukan bahwa ....
b) Dengan ini, saya mohon bantuan Bapak untuk ....
c) Bersama ini, saya kirimkan .... untuk ....
d) Setelah membaca surat Ibu, nomor ..., dengan ini saya ....
e) Membalas surat Ibu tanggal ....
f) Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal ... nomor ....
g) Menyusul surat kami tanggal ..., dengan ini kami beri tahukan bahwa ....
h) Dengan sangat menyesal, kami sampaikan kepada Bapak bahwa ....
i) Sesuai dengan keputusan ..., dengan ini saya putuskan bahwa ....
2) Alinea Pokok
Alinea pokok merupakan bagian surat yang menampung maksud penulisan surat. Hal-hal yang penting diperhatikan dalam penulisannya adalah sebagai berikut.
a) Tetapkan urutannya secara sistematis dan logis.
b) Gunakanlah informasi/fakta secara memadai.
c) Susunlah ke dalam beberapa alinea dan setiap alinea mewakili satu gagasan utama.
d) Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan-singkatan yang belum lazim.
e) Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata atau istilah-istilah asing ataupun daerah, kecuali belum ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
f. Hendaknya menggunakan bahasa yang lugas, sopan, dan menarik.
3) Alinea Penutup
Sesuai dengan namanya, alinea penutup merupakan pernyataan akhir dari maksud-maksud yang telah dikemukakan penulis dalam suratnya itu. Alinea penutup dapat berisikan ucapan terima kasih, harapan, doa, dan sebagainya.
Contoh:
a) Atas bantuan Saudara, saya sampaikan banyak terima kasih.
b) Kami akhiri surat ini dengan ucapan terima kasih atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini.
c) Semoga laporan ini dapat membantu Bapak. Terima kasih saya ucapkan atas perhatian Bapak.
d) Tugas di atas harap dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
e) Besar harapan saya, semoga lamaran ini Bapak terima.
f) Balasan surat dari Kakak selalu saya nanti-natikan.
9) Salam Penutup
Salam penutup yang sering digunakan adalah hormat kami, hormat saya, wasalam, salam takzim, dan sebagainya.
10. Pengirim Surat
Pengirim surat merupakan pihak yang bertanggung jawab atas surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam bagian akhir surat tersebut dibubuhi tanda tangan.
Sumber http://www.ilmubindo.com/